09. Доказване на разхода
Един разход не се доказва с един документ. Договорът показва основанието, доказателствата за изпълнение показват какво е извършено, приемането потвърждава резултата, фактурата определя стойността, плащането доказва финансовото уреждане, а счетоводството и Jems свързват разхода с проекта и отчета.
Свързана документална верига
Пълната следа съчетава проектна връзка, основание, изпълнение, приемане, стойност, плащане, счетоводство и включване в отчета.
Коя дейност и резултат пораждат разхода?
Защо задължението е възникнало?
Какво действително е извършено?
Кой е проверил и приел резултата?
Как е формирана отчетената сума?
Кога и как е погасено задължението?
Как разходът е отделен по проекта?
Към кой разходен айтъм са свързани документите?
Връзка с одобрената дейност
Коя одобрена дейност поражда разхода?
Към кой очакван резултат или продукт се отнася?
Кой партньор носи разхода?
В коя бюджетна категория и бюджетен ред попада?
Изпълнен ли е в допустимия период и място?
Съответстват ли количеството и мащабът на проекта?
Правно и договорно основание
Договор, заповед, правоотношение, поръчка, заявка, решение за избор или друг приложим акт.
Страни, предмет, период, стойност, количества, място, приемане и плащане.
Анексите и промените трябва да са навременни, обосновани и проследими.
Основанието трябва да е налице преди изпълнението, освен ако приложимото право допуска друго.
Реално изпълнение
Конкретният продукт, услуга, доставка или извършена работа.
Дата или период на изпълнението.
Място на дейността или местоположение на резултата.
Изпълнителят или екипът, който е извършил работата.
Количество, обхват и измерими параметри.
Връзка с конкретната проектна дейност и резултат.
Доказателство за приемане
Изпълнението отговаря на договора и може да бъде платено.
Има несъответствия, които трябва да бъдат отстранени.
Резултатът не отговаря на изискванията.
Фактури и еквивалентни документи
Издател, получател, номер и дата.
Предмет, количество и единична цена.
Обща стойност, ДДС и валута.
Връзка с договора и приемателния документ.
Кредитни или дебитни известия.
Липса на дублиране на документа или стойността.
Как се доказва плащането?
Показва разпореждане за плащане, но не винаги доказва, че сумата е напуснала сметката.
Показва реалното изпълнение на превода, датата, сумата и получателя.
Платец и получател.
Банкова сметка.
Дата, сума и валута.
Основание и връзка с фактурата.
Частично или общо плащане.
Пакетно плащане.
Приспаднат аванс.
Задържана или възстановена сума.
Пакетни плащания и общи банкови операции
Установява се пълната платена сума.
Фактури, служители или други задължения в пакета.
Отделя се стойността, която се отнася до проекта.
Проектната сума се проследява до аналитичния запис.
Аналитично счетоводство
Счетоводният запис трябва да свързва първичния документ, плащането, проекта и стойността, включена в отчета.
Счетоводна сметка, аналитичност по проект, документ, доставчик или служител.
Дата, дебит, кредит, валута, ДДС и връзка с плащането.
Корекции, сторнирания, кредитни известия и върнати суми.
Аналитична сметка, хронологичен регистър, главна книга или експорт от системата.
Категорийни доказателства
Електронни документи и подписи
Оригинален електронен файл, а не само разпечатка и сканиране.
Подписало лице, вид на подписа, дата и час.
Валидност и цялост на подписания документ.
Връзка между подписа и съдържанието.
Проследимост на версиите и последващите промени.
Достъпност на файла за проверка.
Организация на файловете в Jems
Item-12_Contract_Supplier_Date.pdf
Item-12_Delivery-Protocol_Date.pdf
Item-12_Invoice-123_Date.pdf
Item-12_Bank-Statement_Date.pdf
Item-12_Accounting-Entry_Date.pdf
scan001.pdf
final2.pdf
document-new.pdf
document(1).pdf
????.pdf
Колко документи са достатъчни?
Недостатъчната документация затруднява проверката, но хаотичното претрупване също може да скрие липсващото доказателство.
Корекции и последващи документи
Фактура, протокол или друг изходен запис.
Анекс, кредитно известие, върната сума или коригиращ протокол.
Промяната се отразява в счетоводните записи.
Актуализира се заявената стойност и приложените документи.
Съхранява се пълната история на промяната.
Съхранение и достъпност
Спазва се приложимият срок за съхранение.
Пазят се хартиени и електронни оригинали според произхода им.
Осигуряват се резервни копия и защита от загуба.
Оправомощените лица могат да намерят документа бързо.
Достъпът и споделянето са съобразени със защитата на данните.
Файловете остават четими при физическа или дистанционна проверка.
Пълна документална следа
Рискови сигнали
Единичният документ може да изглежда правилен, но несъответствието често се вижда едва при сравнение на цялата верига.
Липсват договор, заповед или възлагане.
Има договор, но няма доказуем резултат.
Протоколът не описва реалната проверка.
Договорът, резултатът и фактурата не съвпадат.
Фактурата не съответства на приетото изпълнение.
Сумата не може да се свърже със задължението.
Проектната част не може да се отдели.
Разходът не е показан аналитично.
Последователността не е логична.
Основанието или приемането е оформено след факта.
Липсват страници или важни реквизити.
Електронният подпис не може да бъде проверен.
Документ или стойност е включен повече от веднъж.
Кредитно известие или върната сума липсва в отчета.
Документите доказват разход, но не и необходимостта му за проекта.
Финална самопроверка