06. Разходна категория
Оборудването не е допустимо само защото е включено в бюджета и е доставено. То трябва да е необходимо за конкретна проектна дейност, правилно класифицирано, придобито по приложимия ред, използвано за проекта и проследимо от техническата спецификация до мястото, на което се намира.
Правилна категория
Наименованието във фактурата не е достатъчно. Проверете какво реално е придобито, каква самостоятелна функция има и как се използва.
Активът може да бъде идентифициран и използван за конкретна задача.
Свързан е с одобрена дейност, потребител и очакван резултат.
Закупен, нает или придобит чрез лизинг според приложимите правила.
Не е покрит от офисната ставка и не представлява услуга или строителство.
Какво може да попадне в категорията?
Точният обхват се проверява по програмните правила, одобрения бюджет и предназначението на конкретния актив.
Принтери, скенери и друга техника, която не е покрита от офисната ставка.
Компютри, сървъри, монитори, мрежово оборудване, продукти и лицензи.
Работни станции и специализирано обзавеждане, необходимо за дейността.
Измервателни системи, лабораторни уреди и специализирана апаратура.
Производствени, демонстрационни и технически устройства.
Само когато са необходими, планирани и допустими по програмата.
Други ясно идентифицируеми активи, пряко необходими за операцията.
Граници с другите категории
Преди избора
Покупката „за нуждите на проекта“ е твърде общо основание, ако не е свързана с конкретна дейност, потребител, функция и резултат.
Коя одобрена дейност изисква актива?
Кой ще го използва и къде ще се намира?
Какво трябва да позволи да бъде извършено?
Колко броя са необходими и колко дълго ще се използват?
Как е обоснована цената и какво следва след края на проекта?
Начин на придобиване
Избраният подход определя как се изчислява допустимата стойност и какви доказателства са необходими.
Проверете дали пълната стойност е допустима, какъв е проектният дял и кога активът е въведен в употреба.
Проверете периода, реалното използване, пазарната цена и включените допълнителни услуги.
Разграничете допустимите вноски, финансовите компоненти и условията за собственост.
Прилага се само когато програмата я допуска и само за допустимия период и проектен дял.
Пълна стойност или проектен дял?
Размерът може да зависи от периода и интензивността на използване, проекта, амортизацията, остатъчната стойност и приложимите корекции.
Използва ли се само по проекта?
Има ли общо организационно използване?
Доставен ли е достатъчно рано за реална употреба?
Съответства ли размерът на програмната методика?
Техническа спецификация
Спецификацията трябва да позволява съпоставими оферти и реална проверка на доставката.
Функция и проектна задача.
Производителност, съвместимост и стандарти.
Софтуер, аксесоари, монтаж и настройка.
Срок, реакция и условия за поддръжка.
Място, срок и необходим инструктаж.
Без необосновано насочване към марка или модел.
Избор на доставчик
Проверете общата необходимост от сходни активи, а не всяка покупка изолирано.
Когато статутът и стойността изискват процедура по приложимото законодателство.
Когато програмният или националният режим предвижда публичен избор.
За обосноваване на стойността и подготовка на недискриминационни условия.
Само когато е допустимо, мотивирано и документално проследимо.
Проверете специалните прагове, шаблони и ограничения.
Доставка и приемане
Брой и комплектност
Модел и технически параметри
Серийни номера
Физическо състояние
Гаранция и лицензи
Монтаж и настройка
Място на доставка
Дата на въвеждане в употреба
Доставката съответства на договора.
Липсата се отразява в стойността или се поставя срок.
Плащането се задържа до замяна или отстраняване.
Инвентар, местоположение и използване
Документалната и физическата следа трябва да водят до един и същ актив.
Инвентарен и сериен номер, наименование и стойност.
Обект, помещение и допустим партньор.
Отговорно лице и проектна дейност.
Дата на придобиване, източник и материален регистър.
Преместване, замяна, повреда или бракуване.
Доказателства, че активът служи на проекта.
Софтуер, лицензи и дигитални активи
Оборудване втора употреба
По-ниската цена не е достатъчна. Трябва да бъде доказана допустимостта на произхода, стойността, техническото състояние и полезния живот.
Повреда, подмяна и промени
Промяната се отразява последователно в процедурата, договора, приемането, счетоводството и инвентарния регистър.
Еквивалентен или по-добър ли е заместителят?
Има ли бюджет и предварително одобрение?
Отразено ли е преместването и остава ли активът допустим?
Проследена ли е връзката между стария и новия сериен номер?
Намалението извадено ли е от отчетения разход?
Има ли протокол, застрахователно плащане и допустимо решение?
След приключване на проекта
Конкретните срокове и условия се проверяват по правилата на програмата и договора.
Инвентарът и местоположението са актуални.
Документите и достъпът за проверка се запазват.
Активът продължава да служи на одобрената цел.
Може да бъде физически открит и идентифициран.
Продажба, прехвърляне или бракуване се прави само след проверка на условията.
Документална следа
Рискови сигнали
Грешка в категорията или спецификацията се пренася във всички следващи документи и стойности.
Консуматив, услуга или строителство е отчетено като оборудване.
Активът няма ясна връзка с конкретна проектна дейност.
Функциите значително надхвърлят нуждите на проекта.
Параметрите необосновано водят до определена марка или модел.
Общата необходимост е изкуствено раздробена.
Свързано лице участва в подготовката, избора или приемането.
Доставеният актив не съответства на офертата и договора.
Има плащане, но оборудването не може да бъде открито.
Серийните номера в документите и върху актива са различни.
Активът е доставен в края без доказана реална употреба.
Отчетена е цялата цена, въпреки че активът служи и на други дейности.
Кредитно известие или refund остава извън корекцията.
Активът не е включен в материалния или счетоводния регистър.
Същият актив или амортизация е заявен по друг източник.
Липсват доказателства за произход, цена или предходно финансиране.
Финална самопроверка