04. Разходни категории
Тези разходи подпомагат ежедневната работа на проектния екип, но не се отчитат непременно чрез всяка отделна фактура. Преди да подготвяте документи, проверете какво покрива категорията, какъв метод използва програмата и върху коя допустима база се изчислява сумата.
Офис и администрация
Пътуване и настаняване
Две категории с различно предназначение
Категорията се определя според естеството на разхода, получателя и приложимото програмно правило.
Покрива общите текущи разходи, необходими за работата на организацията и проектния екип.
Покрива служебните пътувания на персонала, когато са необходими за изпълнението на проекта.
Офис и администрация
Списъкът описва видовете разходи, които могат да попадат в категорията. Когато програмата използва ставка, тези разходи не се декларират с всяка фактура поотделно.
Работно пространство, използвано от организацията.
Електричество, отопление и вода.
Хартия, папки и други текущи материали.
Текущо счетоводно и административно обслужване.
Подреждане и съхраняване на документацията.
Телефон, интернет и пощенски услуги.
Почистване, текуща поддръжка и ремонти.
Такси за специална сметка и приложими финансови операции.
Изчисляване чрез ставка
Точният процент и допустимата база се определят от програмата. При корекция на базата свързаната стойност се преизчислява.
Използвана е актуалната ставка за програмата и проекта.
Включени са само категориите, определени от правилото.
Недопустимите разходи са премахнати преди изчисляването.
След намаление на базата е коригирана и свързаната ставка.
Допустима база20 000 €
Примерна ставка15%
Офис и администрация3 000 €
Илюстративен пример. Използвайте процента и базата от конкретната програма.
Без двойно отчитане
Фактът, че организацията действително е платила сумата, не позволява повторното ѝ възстановяване извън ставката.
Покрит е от ставката, но е отчетен отново с фактура.
Включена е повторно като външна услуга.
Текущи материали са отчетени като оборудване.
Покрита е от ставката и е заявена като отделна услуга.
Общото обслужване е включено втори път.
Една стойност е разпределена изкуствено между две категории.
Граници с другите категории
Пътуване и настаняване
Проверявайте кой пътува, за коя дейност, през кой период, защо присъствието е необходимо и как е изчислен разходът.
Билети и други транспортни разходи.
Пътнически и автомобилни застраховки.
Гориво, пътни и паркинг такси.
Когато е допустима и не е покрита другаде.
Допустими хотелски и свързани разходи.
Маршрут, виза и доказателства за пътуването.
Съгласно приложимите правила и ограничения.
Кой пътува?
✓
Служебните пътувания на лица по трудово или служебно правоотношение с бенефициера се разглеждат в тази категория.
→
Пътуването на външни експерти, лектори, модератори и доставчици следва разходната категория на услугата.
Ставка или реални разходи?
Дневни и двойно възстановяване
Един и същ елемент не може да бъде възстановен едновременно чрез дневни и чрез отделен документ.
Включена ли е закуска и има ли допълнителни лични услуги?
Осигурена ли е от организатора или вече е включена?
Покрива ли дневната сума местния транспорт?
Възстановен ли е отделно и на кого е платен?
Изключени ли са личните дни, придружителят и надгражданията?
Ясно ли е кои елементи покрива според приложимите правила?
Когато служителят плаща лично
Промени, анулации и възстановени суми
Първоначално платената стойност не е непременно окончателният допустим разход.
Проверете върнатата сума и окончателната такса.
Отразете намаленията във всички свързани записи.
Таксата за неявяване не е автоматично допустима.
Свържете промяната с проектната необходимост.
Изключете неизползваните или възстановените нощувки.
Отделете личната част и допълнителните услуги.
Рискови сигнали
Грешка в базата или категорията се пренася във всички следващи изчисления и може да доведе до двойно възстановяване.
Ставката е изчислена върху недопустими разходи за персонал.
Персоналът е намален, но офисът или пътуването не са коригирани.
Разход, покрит от ставка, е отчетен и с фактура.
Оборудване или специализирана услуга е включена като администрация.
Отчетено е като пътуване на персонала.
Пътуването не е свързано с конкретна дейност.
Включени са лични дни, придружител или допълнителни услуги.
Храна, хотел или транспорт са отчетени отделно, въпреки че вече са покрити.
Има личен разход, но организацията не е доказала плащането към служителя.
Анулирана резервация или върната сума остава в отчета.
Финална самопроверка
