01. Първа проверка
Преди да включите дадена сума в партньорския отчет, проверете не само дали е предвидена в бюджета, а дали е необходима за проекта, извършена в допустимия период, правилно изчислена и подкрепена с достатъчна документална следа.
Веригата на допустимостта
Не е достатъчно разходът да отговаря само на едно условие. Дори реално платена и добре документирана сума може да бъде недопустима, ако няма връзка с проекта, извършена е извън периода или нарушава приложимо правило.
Разходът е извършен от организацията или партньора, който има право да го отчете.
Разходът е необходим за конкретна одобрена дейност, продукт или резултат.
Попада в правилната бюджетна категория и не нарушава приложимо ограничение.
Дейността, документите и плащането спазват приложимите времеви правила.
Има законно и проследимо основание — договор, заповед, правоотношение или процедура.
Стоката е доставена, услугата е извършена, трудът е положен или пътуването е осъществено.
Сумата е правилно изчислена, обоснована и платена, когато плащането е условие.
Разходът може да се проследи от проекта и бюджета до изпълнението, счетоводството и отчета.
Бърз практически тест
Отбележете „Да“, „Не“ или „Не е ясно“. Неясният отговор е сигнал да проверите приложимия програмен документ, преди сумата да бъде включена в отчета.
Може ли този партньор да извърши и отчете разхода?
Необходим ли е разходът за одобрена проектна дейност?
Може ли ясно да се обясни какво допринася за проекта?
Попада ли в правилната бюджетна категория?
Спазени ли са сроковете и допустимият период?
Използван ли е правилният начин за изчисляване?
Стойността обоснована и разумна ли е?
Дейността, доставката или услугата реално изпълнена ли е?
Има ли проследимо плащане и счетоводно отразяване, когато се изискват?
Могат ли всички документи да бъдат свързани с един и същ разходен айтъм?
Разходът може да продължи към финалната проверка преди отчитане.
Проверете конкретното правило, версията на документа или потърсете своевременно разяснение.
Не включвайте разхода, преди несъответствието да бъде изяснено или отстранено.
Проверете правилния източник
Допустимостта не се определя от един документ. Общата рамка, програмните правила, договорът и приложимите национални изисквания трябва да се четат заедно.
Общи правила за финансиране, допустимост, контрол и двойно финансиране.
Наръчници, правила за допустимост и програмно специфични ограничения.
Условията на поканата, договорът, формулярът, бюджетът и одобрените промени.
Трудови, счетоводни, данъчни и възлагателни правила и вътрешни процедури.
Трите задължителни връзки
Какво е трябвало да бъде направено — задача, продукт, резултат, индикатор и ангажимент на партньора.
Как е планирано и изчислено — категория, линия, количество, единична стойност, ставка или лимит.
Какво показва реалното изпълнение — основание, резултат, приемане, плащане и счетоводен запис.
Времева рамка
Една дата не се проверява изолирано. Основанието, изпълнението, фактурата, приемането, плащането и отчетът трябва да образуват обяснима хронология.
При някои модели се проверява конкретното плащане, а при опростени разходи — изпълнението на определено условие. Възможни са и специални правила за последния отчетен период. Затова винаги проверявайте точния период на конкретната програма.
Спрете и проверете отново
Ясна връзка с проекта, правилна категория, логични дати, съвпадащи суми и пълни доказателства.
Неясна дейност, разлика в датите, непотвърдено приемане, промяна спрямо бюджета или специален данъчен случай.
Липсва реално изпълнение, разходът е извън периода, плащането не се проследява или има двойно финансиране.
Финална самопроверка