02. Начин на изчисляване
Един и същ вид дейност може да бъде отчетен по различен начин в различните програми. Преди да събирате фактури и платежни документи, проверете дали разходът се възстановява по реална стойност, чрез ставка, единична цена или предварително определена сума.
Първо установете приложимия метод
Методът обичайно е определен в програмните правила, условията на поканата, одобрения формуляр, бюджета или договора. Партньорът не може свободно да преминава между реални и опростени разходи при всеки отделен отчет.
Проверете за кои категории е допустим или задължителен конкретният метод.
Вижте дали стойността е одобрена като конкретен разход, процент, единици или фиксирана сума.
Някои категории се отчитат само чрез предварително определена ставка или друга опростена форма.
Промяна на бюджетната стойност не променя автоматично начина на изчисляване.
Четирите основни начина
Всеки метод има различна логика на изчисляване и различен фокус на проверката. Използвайте метода, определен за конкретната категория и проект.
Стойността се основава на конкретно извършения и доказан допустим разход.
Извършен разход – недопустими елементи – корекцииПредварително определен процент се прилага върху точно определена допустима база.
Допустима база × приложим процентДопустимите единици се умножават по предварително определена стойност за единица.
Брой допустими единици × стойностПредварително определена сума се признава при изпълнено условие, етап или резултат.
Изпълнено условие = договорена сумаРеални разходи
При реалните разходи общата стойност по документа преминава през последователна проверка за връзка с проекта, категория, период, ДДС, корекции и други приложими условия.
Включете само стоките, услугите или дейностите, които могат ясно да се свържат с проекта.
Изключете стойностите извън категорията, периода или приложимото правило.
Приспаднете отстъпки, кредитни известия, възстановени суми и приложими корекции.
Единна ставка
При ставките не е достатъчно процентът да е правилен. Трябва да е ясна базата, върху която се прилага, и тя да съдържа само допустимите стойности, определени в програмното правило.
Използван ли е процентът от актуалната методика или ръководство?
Включени ли са само категориите и стойностите, посочени в правилото?
Премахнати ли са недопустимите суми преди прилагането на процента?
Не се ли отчитат повторно като реални разходи стойности, които вече са покрити от ставката?
Единици и резултати
Комбинирани методи
Различни категории могат да бъдат отчетени по различни методи, когато това е предварително определено и между тях няма припокриване.
Ясно е към коя категория и метод принадлежи всяка стойност.
Определено е какво точно покрива всеки метод и какво остава извън него.
Една и съща дейност, единица или стойност не участва в две изчисления.
От отчетеното до изплатеното
Сумата преминава през проверка на допустимостта, корекции и прилагане на финансовата структура на конкретната програма и проект.
Сумата, включена от партньора в отчета.
Проверени са методът, базата, единиците и доказателствата.
Отразени са недопустими суми, санкции, приходи или други намаления.
Определена е стойността, върху която се прилага финансовият принос.
Прилага се процентът или моделът на финансиране за конкретния проект.
Изплаща се дължимият програмен принос според приложимите правила.
Частта, която не се покрива от програмния принос, се определя от финансовата структура на проекта.
Авансовото финансиране, прихващанията и графикът на плащанията могат да променят движението на средствата.
Процентите, източниците на съфинансиране и редът за изплащане не са еднакви за всички програми.
Чести грешки
Грешката в метода или базата се пренася във всички следващи стойности. Затова първо възпроизведете логиката на изчислението.
Използван е начин на изчисляване, различен от одобрения за категорията.
Правилният процент е приложен върху разходи, които не участват в базата.
Една стойност е включена като реален разход и едновременно е покрита чрез ставка.
Базата е намалена, но свързаната стойност по ставката е оставена непроменена.
Отчетеният брой участници, часове, дни или продукти не съответства на доказателствата.
Поискана е еднократна сума, без договореният резултат или етап да е изпълнен.
Изключена стойност не е премахната от всички свързани изчисления.
Пълната допустима стойност е объркана с размера на програмния принос или плащането.
Финална самопроверка