8. Преди подаване
Когато отчетът изглежда готов, отделете време за една последна цялостна проверка. Проследете връзката между изпълнените дейности, постигнатите резултати, отчетените разходи и информацията, въведена в системата.
Не проверявайте само дали има приложени файлове. Проверете дали всеки файл доказва точно това, към което е свързан.
Първа спирка
Последните корекции са включени, черновите са отделени и всички партньори работят с един и същ пакет.
Дейностите, продуктите, плащанията и отчетните позиции се отнасят към правилния период и не са включени повторно.
Финалната проверка няма смисъл, ако съдържанието продължава да се променя без контрол на версиите.
Пълна проследимост
Една проектна история
Описани са конкретно, съответстват на плана и отклоненията са обяснени.
Приложена е окончателната версия и има доказателство за проверка или приемане.
Текущите и натрупаните стойности са правилни, доказани и без двойно броене.
Наративът, приложенията и финансовите полета трябва да описват едно и също изпълнение — с еднакви дати, стойности, партньори и отчетен период.
Документи срещу система
Основание, изпълнение, приемане, финансови документи и програмни приложения.
Номер, дата, сума, ДДС, валута, категория, партньор, дейност и приложени файлове.
Независим втори поглед
Вътрешната проверка не е формален подпис — всяка роля потвърждава различна част от отчета.
Кратка финална среща
Спри и провери
Откриете ли дори един критичен сигнал, върнете се към съответната позиция преди окончателното подаване.
Последна стъпка
Отчетът е готов за подаване, когато…
Дейностите, продуктите, финансовите данни и системните полета разказват една и съща история, а екипът знае какво точно подава.