3. Дейности, продукти и резултати

Свържете всяка дейност с ясен резултат

Проектът не се изпълнява само чрез проведени срещи, направени разходи или изготвени документи. Всяка дейност трябва да води до конкретен продукт, измерим резултат или промяна, която допринася за целите на проекта.

Не започвайте от „Какво направихме?“, а от „Какво трябваше да постигнем и как ще докажем, че е постигнато?“

Проектна идея преминава през обучение, работа на терен, създаване и проверка на продукт до видима полза за общността

Логика на изпълнението

Разграничете четирите нива

Всяко ниво отговаря на различен въпрос и изисква различен тип доказателство.

Дейност

Конкретната работа, която партньорството извършва.

проучване, обучение или среща;
пилотна или теренна дейност;
разработване на инструмент;
доставка, услуга или комуникация.

Дейността описва какво правите, но не показва автоматично какво сте постигнали.

Продукт

Непосредственият и проверим резултат от дейността.

доклад, план или методология;
платформа или пилотна услуга;
оборудване или подобрен обект;
материал, обучение или мрежа.

Продуктът трябва да може да бъде представен, проверен, използван или измерен.

Резултат

Промяната, която продуктът трябва да предизвика.

подобрен капацитет или услуга;
въведен нов работен модел;
по-добра координация или достъп;
по-силно сътрудничество.

Продуктът е създаденото. Резултатът е промяната, която настъпва благодарение на него.

Индикатор

Договореният начин за измерване на изпълнението.

определение и мерна единица;
начална и целева стойност;
срок и източник на данни;
правила за доказване и отчитане.

Следвайте програмното определение, а не адаптирано тълкуване според наличните данни.

Причинно-следствена връзка

Проследете пътя от задачата до промяната

Когато тази връзка се прекъсне, проектът може да изглежда активен, без да доказва реален напредък.

01

Задача

Каква конкретна работа трябва да бъде извършена?

02

Дейност

В рамките на коя одобрена проектна дейност се изпълнява?

03

Продукт

Какво ще бъде създадено, проведено, доставено или въведено?

04

Резултат

Каква промяна се очаква след използването на продукта?

05

Индикатор

Как ще бъде измерено и доказано постигнатото?

Свържете всяка задача с одобрена дейност, конкретен продукт, очакван резултат и измерим индикатор.

Завършена дейност

Проверете шест условия преди приключване

Проведената дейност не е автоматично завършена и готова за отчитане.

01

Одобрен обхват

Съдържанието съответства на формуляра, работния пакет и ролята на партньора.

02

Спазен срок

Отчетени са подготовката, зависимостите, приемането и правилният отчетен период.

03

Реално партньорско участие

Ясно е кой е участвал, с какъв принос и как резултатът се използва съвместно.

04

Получен продукт

Продуктът съществува, завършен е, проверен е и може да се използва по предназначение.

05

Необходимото качество

Проверени са съдържанието, характеристиките, езиковите версии и използваемостта.

06

Налични доказателства

Определени са документите за дейността, участието, приемането, продукта и индикатора.

Три линии на напредъка

Следете проекта като едно цяло

Физическият, финансовият и измеримият напредък трябва да се развиват последователно.

Физически напредък

Какво реално е започнато, извършено и приключено?

дейности и междинни етапи;
продукти в подготовка;
забавяния и зависимости.

Финансов напредък

Как бюджетът следва реалното изпълнение?

поети ангажименти и договорени стойности;
извършени и платени разходи;
отчетени суми и остатък.

Продукти и индикатори

Какво е постигнато спрямо договорените цели?

текуща и целева стойност;
срок и източник на данни;
надеждност на доказателството.

Проверка преди приемане

Не приемайте продукт само защото е предаден

Подписът върху приемо-предавателен документ не замества реалната проверка на получения резултат.

СъответствиеОтговаря ли на одобрения формуляр, заданието и договора?
ПълнотаНалични ли са всички договорени части, приложения, версии и функционалности?
КачествоМоже ли продуктът реално да се използва за целта, за която е създаден?
ПроверимостИма ли достатъчна следа за създаването, проверката и приемането?
ВидимостИзпълнени ли са приложимите комуникационни и визуални изисквания?

Високият финансов напредък не означава автоматично висок физически напредък или качествен продукт.

Interreg логика

Покажете как приносът става общ резултат

Паралелни дейности в различни държави не са достатъчни, ако не се събират в обща проектна стойност.

01

Съвместно разработване

Партньорите създават общи подходи, инструменти, продукти или решения.

02

Съвместно изпълнение

Дейностите са координирани и зависят от приноса на повече от един партньор.

03

Споделено използване

Продуктът или моделът се използва в повече от една организация или територия.

04

Общ резултат

Добавената стойност не би могла да бъде постигната самостоятелно от един партньор.

Не е достатъчно партньорите да изпълняват отделни задачи. Покажете как приносът им се събира в общ проектен резултат.

Комуникация и видимост

Включете комуникацията в самото изпълнение

Тя показва кой участва, какво е постигнато и до кого достига резултатът.

01

Преди дейността

определете аудиторията и начина на обявяване;
проверете визуалните изисквания;
планирайте съгласията и доказателствата.

02

По време на дейността

осигурете правилно обозначаване;
съберете снимки и информация за участието;
използвайте последователни проектни послания.

03

След дейността

публикувайте необходимата информация;
направете резултата достъпен;
съхранете доказателствата и отчетете достигнатия ефект.

Контролна карта

Преди да отчетете дейността

Дейността е включена в одобрения формуляр.
Изпълнена е от правилния партньор и в правилния срок.
Партньорското участие е реално и доказуемо.
Продуктът е завършен, проверен и приет.
Резултатът е ясно обяснен.
Индикаторът е отчетен според правилното определение.
Финансовият и физическият напредък си съответстват.
Изискванията за комуникация и видимост са изпълнени.
Основните доказателства са налични.

Ранни предупреждения

Рискови сигнали при резултатите

Дейност без продуктИма събитие или работа, но не е ясно какво е постигнато.

Продукт извън проектаМатериалът е полезен, но не съответства на одобрения обхват.

Индикатор без данниНяма определен източник, собственик или момент на измерване.

Участие вместо резултатБроят присъстващи се представя като доказана промяна.

Формален партньорски приносПартньорът е посочен, но няма видима роля в резултата.

Приемане без проверкаПродуктът е подписан, без да са проверени съдържанието и качеството.

Разход без напредъкБюджетът е използван, но продуктът не е достигнал съответния етап.

Късно създадени доказателстваДокументите са възстановени след събитието и са ненадеждни.

Готовност за отчитане

Дейността е готова, когато…

Информацията може да бъде проследена от одобрената задача до постигнатия резултат и приложените доказателства.

е свързана с одобрена проектна дейност;
създаден е конкретният продукт;
продуктът е проверен и приет;
обяснен е постигнатият резултат;
индикаторът е измерен правилно;
партньорският принос е видим;
финансовият и физическият напредък съвпадат;
доказателствата са събрани при изпълнението.